All'interno delle maschere delle prenotazioni è presente una sezione denominata Addebiti che racchiude al suo interno gli addebiti, ovviamente, ma anche i Pagamenti.
Figura 1
Queste due voci, seppur collegate, differenti. Di seguito proviamo a spiegarvi le differenze sostanziali tra le due.
Gli addebiti sono i beni e servizi che la struttura offre ai vari clienti, come appunto il soggiorno, la colazione, un massaggio, ecc, quindi tutto quello che produce e quindi fattura, mentre il pagamento è la registrazione che il cliente abbia pagato a tutti gli effetti i beni e servizi che la struttura gli ha offerto.
Gli addebiti sono le voci che la struttura fattura e che attestano quanto ha generato in un determinato periodo. Le fatture/ricevute si creano partendo dagli addebiti perché appunto servono a dichiarare allo Stato quanto si ha prodotto.
I pagamenti invece sono legati agli addebiti, ma non servono a fini fiscali, servono soltanto alla struttura per fare cassa. Infatti si possono creare documenti fiscali con metodo di pagamento: Non pagato.
Questo serve appunto per segnalare all'Agenzia delle Entrate che la struttura ha fatturato un tot di beni, ma il corrispettivo pecuniario di quei beni non è stato ancora incassati. Però che abbia ricevuto il pagamento o meno, all'Agenzia importa il giusto; per lei è importante soltanto quello che si è dichiarato.
Un pagamento può essere legato a una serie di addebiti, ma sono questi ultimi che vanno fatturati, non il pagamento in sé. La caparra, che appunto si crea dai pagamenti, infatti NON è un documento fiscale, è solo un documento che serve alla struttura per gestire quote di pagamento arrivate in anticipo rispetto al check-in, senza però dover creare un acconto (il quale invece è un documento fiscale).
Ultima cosa: i pagamenti in genere vengono fatti aggregando più voci di addebiti, semplicemente inserendo un numero che è in sostanza una somma di diversi importi. Questi importi però sono specifiche voci di addebito.
Possono esserci addebiti non pagati, ma NON possono esistere pagamenti che non facciano riferimento ad addebiti.
Per pagamenti attraverso metodi virtuali come Stripe e NEXI, i pagamenti anticipati che entrano nelle prenotazioni fanno sempre riferimento alla quota di soggiorno. L'anticipo può essere totale o parziale a seconda di quanto scelto in fase di configurazione. Comunque sia, una volta che si vorrà effettuare la fattura finale, il pagamento entrato con Stripe verrà inserito in fondo al documento fiscale emesso, insieme eventualmente ad altri.