Per creare un documento (fattura o ricevuta) puoi partire da una qualsiasi pagina di Hotel in Cloud dove ti sia possibile selezionare degli addebiti, come ad esempio:
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Dentro una prenotazione (singola o di gruppo)
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Dentro la pagina Addebiti (menu Altro > Addebiti)
Vediamo di seguito per esempio come fare da dentro una prenotazione (ma il processo è il medesimo ovunque):
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Apri una prenotazione e scendi fino alla sezione Addebiti.
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Seleziona gli addebiti che vuoi fatturare:
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clicca sul bottone del tipo di documento che vuoi creare:
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Nella schermata successiva presta attenzione alla data e al numero progressivo che stai stampando sul documento
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Puoi cliccare sul nome dell’ospite o selezionarne uno dall’archivio per caricare automaticamente i dati nei campi corrispondenti:
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Se il pagamento avviene al momento dell’emissione del documento, seleziona Pagato e inserisci il metodo utilizzato.
Se il pagamento sarà successivo, seleziona Non pagato (a sospeso) e, se vuoi, specifica la scadenza per il pagamento. -
Ora, puoi decidere se visualizzare un’anteprima del documento, se stamparlo o se scaricarlo:
💡Nota su Proforma di fattura: nel caso di emissione di una fattura, cliccando su Anteprima verrà generato un proforma di fattura.
Cose da sapere
All'interno della pagina di creazione documento fiscale (fattura/ricevuta), è possibile inserire una descrizione personalizzata per ogni addebito attraverso la matita arancione cerchiata qui sotto alla destra di ogni voce:
Il massimo di caratteri che si possono inserire in ciascuna descrizione sono 1000.
Tutti i documenti (fatture e ricevute) relativi ad una prenotazione li trovi:
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aprendo la prenotazione → scorrendo fino alla sezione Fatturazione.
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Dentro la pagina Altro > Fatturazione.
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Da qui hai la possibilità di visualizzare, stampare o scaricare il documento cliccando sulle icone accanto al nome del documento.
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Cliccando sulla scritta a destra [cancella], il documento viene eliminato dal sistema.
⚠️ Nell'utilizzare questa funzionalità presta particolare attenzione alla correttezza dei numeri progressivi dei documenti futuri.
Come crea una fattura proforma?
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Inizia a creare una fattura, come indicato sopra
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Quando hai compilato i dati necessari, premi sul tasto Anteprima.
Come creo una fattura di riepilogo?
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clicca sul menu Altro → Fatturazione:
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seleziona le ricevute da includere nella fattura di riepilogo cliccando sulle spunte a sinistra:
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Scendi verso il basso e clicca sul pulsante Crea fattura di riepilogo per procedere:
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Quindi prosegui come per una normale fattura.
Come fatturo insieme degli addebiti di camere diverse?
Esempio: Poniamo di voler inserire in un unico documento tutti gli addebiti relativi al sig. Rossi e l’addebito “Sauna” relativo al sig. Verdi.
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clicca sul menu Altro → Addebiti:
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seleziona un periodo che comprenda gli addebiti che vuoi fatturare:
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Seleziona tutti gli addebiti del sig. Rossi e l’addebito “Sauna” del sig. Verdi utilizzando le spunte a sinistra:
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Scendi e clicca sul pulsante Crea ricevuta o Crea fattura
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Quindi prosegui come per una normale fattura