Le prenotazioni in Hotel in Cloud possono essere di due tipi:
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Prenotazioni fisse: assegnate ad una specifica stanza (visibili in agenda con un pallino pieno in alto a destra)
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Prenotazioni mobili: assegnate ad una tipologia ma non ancora ad una specifica stanza (pallino vuoto in alto a destra)
💡Nota: Una prenotazione mobile può essere resa fissa (e viceversa) facendo clic sul pallino della prenotazione.
Assegnazione automatica con sistema RoomTetris (consigliato)
RoomTetris è un sistema esclusivo di Hotel in Cloud che ordina le prenotazioni in agenda al posto tuo, garantendoti la migliore disposizione nelle camere per arrivare alla piena occupazione.
Tutte le prenotazioni "mobili" (ovvero con il pallino vuoto) vengono continuamente monitorate dall'esclusivo sistema RoomTetris di Hotel in Cloud.
Man mano che arrivano nuove prenotazioni o cancellazioni il sistema RoomTetris riorganizza automaticamente la loro disposizione nelle camere tappando i "buchi" che si formano di norma in agenda.
Inj questo modo hai due vantaggi immediati:
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Garantisci la migliore occupazione continua delle camere, senza fastidiosi cambi camera.
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Recuperi spazio prezioso per nuove prenotazioni (più guadagni 🤑) che non sarebbe stato possibile accettare altrimenti (se non con continui cambi camera durante il soggiorno).
In questo modo non ti devi preoccupare di scegliere a quale camera assegnare ogni prenotazione e nei periodi di forte richiesta puoi guadagnare di più (vendendo camere che sarebbe stato difficile vendere a causa dei buchi).
💡 Nota: Come avrai forse già intuito, per evitare che una prenotazione venga spostata dal sistema RoomTetris ti basterà fissare la prenotazione (ovvero con il pallino pieno). Le prenotazioni mobili diventano automaticamente fisse la mattina del giorno di check-in.
👉 Suggerimento: Per sfruttare a pieno l'innovativo RoomTetris puoi scegliere di rendere le prenotazioni mobili anche se create trascinando il mouse su un area libera dell'agenda.
Per farlo ti basta attivare l'opzione che trovi nel menu Altro > Configurazione > Altro > Moduli (funzionalità)
Assegnazione automatica al giorno di arrivo
Le prenotazioni "mobili" (pallino bianco vuoto) vengono assegnate automaticamente al giorno di arrivo, per evitare spostamenti inattesi quando l'ospite è in arrivo.
In questo caso l'assegnazione automaticamente viene anche evidenziata da un bordo rosso temporaneo, per attirare l'attenzione sulla camera assegnata.
Assegnazione camera con trascinamento del mouse
Per spostare una prenotazione da una camera all'altra (mantenendo le stesse date di check-in e check-out) è sufficiente che la prenotazione sia "mobile" (ovvero con il pallino vuoto).In questo caso ti basterà trascinarla con il mouse sulla stanza desiderata.
Nel caso di una prenotazione "fissa" (ovvero con il pallino pieno) sarà prima necessario renderla "mobile" per poterla poi trascinare su un'altra camera.
Per renderla "mobile" fai clic sul pallino della prenotazione.
In alternativa, puoi posizionare il mouse sulla prenotazione e, una volta che compare il fumetto, cliccare sull'apposita scritta per cambiarne lo stato.
Come fare se la camera di destinazione non è visibile sullo schermo?
Uno schermo per computer di dimensioni standard permette di visualizzare in agenda indicativamente 30 camere (righe dell'agenda) per volta.
Se la tua struttura ha molte camere è possibile che non ci stiano tutte in un unica schermata.
Per vederle tutte puoi scorrere la pagina con la rotellina del mouse o con le frecce su/giù della tastiera.
Per spostare una camera trascinandola su una camera che è "fuori dallo schermo":
- clicca e tieni cliccato col mouse iniziando a trascinare la prenotazione desiderata.
- Sempre tenendo cliccato il tasto del mouse, usa le frecce su/giù sulla tastiera per muoverti nell'agenda fino a trovare la camera di destinazione desiderata.
- posiziona la prenotazione sulla camera desiderata e rilascia il tasto del mouse per confermare lo spostamento.
Come fare per spostare velocemente una prenotazioni in area di lavoro, per fare spazio ad altri spostamenti?
Posiziona il mouse sulla prenotazione per vedere il fumetto di dettaglio, da qui puoi cliccare "In area di lavoro" per spostare la prenotazione dalla camera all'area di lavoro in un solo clic 👌
Assegnazione manuale tramite modifica della prenotazione
Un altro modo per spostare una prenotazione è quello di aprire la prenotazione e poi cliccare sul pulsante Modifica prenotazione.
Da questa schermata, potrai selezionare direttamente in quale tipologia/singola camera trasferire la prenotazione.
⚠ Attenzione: Ricordati sempre che le prenotazioni spostate in Area di lavoro NON vengono conteggiate per il calcolo della disponibilità e possono portare a overbooking.
Assicurati di usare l'Area di lavoro per il solo tempo necessario alla riorganizzazione dell'agenda.