Se hai collegato i portali di prenotazione online (OTA) come Booking.com, Expedia ecc. a Hotel in Cloud (tramite modulo Channel Manager), le prenotazioni ricevute su questi portali vengono sincronizzate automaticamente nel gestionale entro un tempo compreso tra pochi secondi e alcuni minuti, in base ai tempi tecnici di elaborazione tra i diversi sistemi coinvolti.
A volte, a causa di aggiornamenti imprevisti o problemi tecnici temporanei dei portali o del sistema di sincronizzazione, le prenotazioni dei portali possono subire dei ritardi di diversi minuti/ore o risultare bloccate.
Purtroppo tutti i sistemi, inclusi quelli dei portali maggiori, hanno ogni tanto delle interruzioni che vengono risolte in tempi più o meno brevi.
Noi siamo a disposizione per aiutarti a gestire queste situazioni e possibilmente aiutare anche i sistemi esterni a individuare i problemi in corso per risolverli il prima possibile.
Cosa fare se una prenotazione non risulta sincronizzata nel gestionale
Se ricevi una prenotazione da un portale che non risulta sincronizzata nel gestionale in tempi rapidi (entro 5 minuti), ti invitiamo a seguire queste indicazioni:
1) Inserisci manualmente la prenotazione nel gestionale, per occupare la camera e ridurre di conseguenza la disponibilità residua in vendita.
2) Scrivi un messaggio nella chat interna del gestionale con oggetto "Prenotazione non sincronizzata: portale XXX - numero prenotazione YYY" e riporta nel corpo del messaggio i dettagli della prenotazione (tipologia prenotata, date di arrivo e partenza) e, possibilmente, la schermata/PDF della prenotazione come risulta sul portale di prenotazione.
La tua segnalazione permetterà ai nostri tecnici di verificare l'accaduto con i portali coinvolti, monitorare le comunicazioni con i portali per intercettare eventuali nuovi problemi e cercare di risolvere la problematica nel minor tempo possibile.
3) Monitora le nuove prenotazioni in arrivo sui portali che utilizzi, per verificare se queste vengono sincronizzate oppure no (in caso ripeti i punti sopra per inserire manualmente la prenotazione e segnalarci il nuovo caso), finché il problema non sarà risolto.
4) Attendi la risoluzione del ritardo/blocco che ti sarà comunicata in risposta alla tua email.
Una volta risolto il ritardo/blocco, la prenotazione del portale potrebbe essere sincronizzata nel gestionale anche dopo un ritardo di diverse ore: potrai quindi eliminare la prenotazione inserita manualmente nel passaggio precedente, per mantenere nel gestionale la prenotazione sincronizzata con il portale.